불황입니다. 사업을 계속 영위하려면 치열한 입찰 경쟁에서 이겨 사업을 수주해야 하고, 새로운 클라이언트를 확보해 그들의 가려운 곳을 제대로 긁어줘야 합니다.

그리고 이때 계약 성사를 가름 짓는 것은 클라이언트와의 미팅에 달려있다고 해도 과언이 아닙니다. 새로운 클라이언트와 미팅 시에는 클라이언트에게 효과적으로 실력을 어필하고, 프로젝트를 성공적으로 진행할 수 있다는 신뢰를 심어줘야 하니까요.

자, 그럼 효율적인 미팅을 위해 무엇을 준비해야 할지 지금부터 알아보겠습니다.

미팅 전 준비해야 할 것들

  • 클라이언트 조사

처음에 할 일은 새로운 클라이언트에 대해 알아보는 것입니다. 웹사이트를 둘러보고, 클라이언트가 운영 중인 페이스북, 트위터와 같은 소셜미디어 검색을 해 봅니다. 웹사이트에 있는 이전 프로젝트를 살펴보고, 이들의 배경이나 취향 등의 정보를 알아보면서 클라이언트의 주요 목표가 무엇인지를 사전에 생각해보세요.

  • 이전 프로젝트 리뷰

자신의 이전 프로젝트를 리뷰하면서 어떤 방법으로 성공적인 결과를 얻었는지, 혹 좋지 않은 결과를 얻었다면 어쩌다 그런 결과가 나왔는지 요인을 분석해 보세요. 그리고 이를 문서화한 포트폴리오나 회사소개를 사전에 준비해 클라이언트와 공유합니다.

클라이언트와 미팅 시, 프로젝트 성공을 이끌기 위한 요인들을 강조하고 관련 프로젝트 경험이 있을 시 이를 강조한다면 클라이언트에게 신뢰감을 줄 수 있습니다.

  • 미팅 목적과 토의 내용 정하기

미팅 시 미팅의 목적과 논의해야 할 내용 목록을 정하는 것은 필수적입니다. 사전에 클라이언트가 요구하는 사항들을 미리 검토하고, 이 중 이슈가 될 만한 사항들을 체크합니다. 이를 문서화해 미팅 전 클라이언트와 공유하고, 토의 내용에 대해 상의해 보세요. 그럼 클라이언트와 자신 모두 준비해야 할 내용을 충분히 고민하고 만날 수 있어 효율적인 미팅을 이끌 수 있습니다.

  • 실무자

클라이언트와 미팅 자리에는 항상 전문적인 의견을 제시할 수 있는 실무자가 참여해야 합니다. 이때 미팅에 나올 법한 주제는 실무자가 사전에 충분히 준비해, 클라이언트의 질문에 자신감 있게 대답할 수 있도록 준비하세요.

효율적인 미팅 진행 방식

미팅을 성공적으로 이끌기 위해서는 정해진 시간을 최대한 효율적으로 사용해야 합니다. 만약 미팅 시간이 50분이라면 이 시간 안에 사전에 논의한 미팅 목적과 프로젝트 세부 내용에 대한 협의를 마쳐야 합니다.

  • 구성원 소개

클라이언트는 프로젝트를 진행할 파트너사에 대한 기본적인 정보들을 궁금해합니다. 프로젝트를 안정적으로 운영할 수 있는지, 팀 구성은 어떻게 되어 있는지, 각 담당 분야, 업력 등은 어떻게 되는지 말이죠. 클라이언트사에 이를 충분히 설명해 주세요. 또, 프로젝트에 투입될 실무 인력에 대해서도 설명이 필요합니다.

  • 클라이언트 니즈에 집중

각 구성원을 소개한 후엔 클라이언트가 관심 있어 할 만한 종류의 화두를 던져 보세요. 클라이언트 웹사이트를 둘러본 후 떠오른 아이디어라던가 경쟁사와 클라이언트가 가지고 있는 전략의 차이점 등을 말이죠.

그리고 사전에 논의한 미팅 목적, 프로젝트 세부 내용에 관한 이야기를 나누면서 ‘우리는 클라이언트의 니즈를 충분히 알고 있고, 이를 충족시키기 위해 어떻게 할 것이다’에 대해 충분히 말해야 합니다. 이를 통해 클라이언트가 우리와 프로젝트를 진행했을 시, 어떤 이익을 얻을 수 있을지에 대해서도 납득할 수 있게 만들어야 합니다.

  • 전문성 강조

프로젝트를 어떻게 진행할 것인지에 대해 설명할 때는 우리의 전문성을 강조해야 합니다. 클라이언트의 프로젝트와 관련이 깊은 이전 프로젝트를 보여주고, 이를 통해 해당 분야에서 전문성을 갖추고 있다는 점을 설명해야 합니다. 이때, 프로젝트를 어떻게 진행할 것인지 구체적인 세부 계획을 제시하는 것도 효과적입니다.

  • 노트 메모나 녹음

미팅 중에는 많은 말들이 오갑니다. 이 모든 말들을 기억하기란 불가능하므로 노트나 컴퓨터에 메모하는 것이 좋습니다. 특히, 노트를 적는 행동은 상대방의 이야기를 귀 기울이는 중이라는 걸 효과적으로 보여줄 수 있는 방법입니다. 단, 노트를 적는 행동에만 집중해서는 안 되고, 말하는 상대방 쪽도 틈틈이 응시해야 합니다. 또한, 사전에 양해를 구해 미팅 내용을 녹음하는 것도 방법입니다.

  • 질문 던지기

미팅이 마무리 단계에 이르렀을 땐 클라이언트에게 날카로운 질문들을 던져 보세요. 프로젝트 특정 부분에 대해 묻거나, 해당 분야를 조사하면서 알게 된 사실에 대해 묻는 것이죠. 사전에 미팅을 위해 많은 준비를 했다는 걸 느낄 수 있도록 전략적으로 다듬은 질문을 준비하는 것도 좋습니다.

미팅을 끝낸 후에는 미팅에서 논의한 핵심 사항을 요약해 클라이언트와 공유합니다. 이는 상대방에서 프로페셔널한 인상을 주기도 하고, 미팅 내용을 종합적으로 이해할 수 있도록 도와줍니다.

일로 만난 사이이기에 첫 미팅은 더욱더 중요합니다. 앞서 말씀드린 내용을 토대로 계약 성사율도 높이고, 프로젝트도 성공적으로 진행하실 수 있기를 바랍니다.