‘지금 비용처리 잘 하고 계시나요?’

사업을 하는 분들이라면 비용 처리에 대한 부분만큼은 명확히 이해하고 계셔야 합니다. 그래야만 사업을 하면서 쓰는 비용을 전부 ‘경비’로 인정받을 수 있기 때문입니다. 세금은 장부와 증빙에 의해 어떤 사실이 객관적으로 입증되어야만 그 사실을 인정받을 수 있으므로 비용으로 썼다는 증거자료, 즉 ‘적격증빙’을 수취하는 것이 무엇보다 중요합니다.

아무래도 규모가 큰 기업의 경우 회계 담당 직원이 있으므로 비용 처리를 잘 하고 있을 테지만, 개인사업자나 스타트업의 경우 비용 관련 증빙을 챙기는 것에 소홀하기 쉽습니다.

그래서 오늘은 개인사업자나 스타트업의 절세를 위한 적격증빙 팁을 모아서 소개해 드립니다.

경조사비에 대한 비용처리

경조사비는 거래를 통해 부가가치를 창출한 것이 아니므로 부가가치세 매입세액공제는 불가능합니다. 그래서 세금계산서나 현금영수증과 같은 적격증빙을 수취한다고 해도 매입세액공제는 어렵습니다. 하지만 소득세 비용처리를 위해 근거자료가 필요합니다.

1) 직원을 위한 경조사비 = 복리후생비

직원을 위한 경조사는 복지 차원에서 쓰이는 것이기 때문에 복리후생비에 해당합니다. 이때, 청첩장 혹은 부고장(모바일 이미지도 가능)에 금액을 기재해서 모아두는 것이 좋습니다.

2) 거래처에 대한 경조사비 = 접대비

거래처에 대한 경조사비는 접대비에 해당하며, 이때도 청첩장 혹은 부고장(모바일 이미지도 가능), 초대장과 같은 것을 증빙으로 모아둡니다. 다만, 거래처에게 지급하는 경조사비가 20만 원을 초과하는 경우 적격증빙을 수취하셔야 하고, 적격증빙을 수취하지 못한다면 비용으로 회계 처리는 가능하나 세무 신고 시에는 전액 비용으로 인정받을 수 없습니다.

상가 건물 구입(임차) 비용처리

1) 사업자로부터 구입(임차) 하는 경우

세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다. 적격증빙을 수취하지 않았다면 거래 사실을 확인할 수 있는 매매 계약서(임대차 계약서)를 수취하셔서 보관하시기 바랍니다.

2) 사업자가 아닌 개인으로부터 구입(임차) 하는 경우

대금 지급을 증명할 수 있는 계약서, 송금 영수증, 입금표 등을 받아서 보관합니다. 사업자가 아닌 개인으로부터 매입하는 경우 거래 사실을 증명할 수만 있다면 적격증빙을 수취하지 않아도 증빙불비가산세가 적용되지 않습니다.

3) 공인중개사에게 지급하는 중개 수수료

건당 금액이 3만 원을 초과하는 경우 세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다.

4) 법무사에게 지급하는 등기대행 수수료

건당 금액이 3만 원을 초과하는 경우 세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다.

5) 구청에 납부하는 건물 구입 취득세

적격증빙 수취 의무가 없으므로 구청에서 발급해주는 납부영수증 등을 수취하시면 됩니다.

인건비 지급 비용처리

임직원에게 지급하는 급여, 일용근로자에게 지급하는 급여, 인적용역에 대한 대가로 사업소득자, 기타소득자에게 지급하는 급여는 소득세법 규정에 의하여 소득세를 원천징수한 후 지급해야 하며 세금계산서 등의 적격증빙을 수취해야 하는 대상이 아닙니다.

실무상 인건비 지출 증빙은 원천징수영수증과 지급명세서의 제출로 이루어지므로, 원천징수를 적법하게 진행하고 원천세 신고와 지급명세서 제출을 기한에 맞춰 진행하는 것으로 적격증빙의 수취를 대신할 수 있습니다. 증빙 목적이라면 현금 지급보다는 통장 입금이 더 좋습니다.

기부금 지출 시

기부금은 세금계산서 등의 적격증빙을 수취해야 하는 대상이 아닙니다. 그러나 사업 비용으로 인정받기 위해서는 기부금을 수령한 단체로부터 기부금 영수증을 받아서 보관해야 합니다. 그래야 종합소득세 신고 시 기부금을 필요경비에 산입하거나 세액공제할 수 있습니다.

차량 취득 및 유지 비용 지출 시

많은 사업자들이 차량을 사업용으로 구입하거나 리스하는 경우가 많아 비용처리 부분에 있어서 큰 실수는 없는 편입니다. 다만, 주의해야 할 부분이 있다면, 일정 규모 이상의 매출을 올리는 복식부기의무자는 차량 운행 기록부를 작성해야만 관련 비용을 인정받을 수 있다는 겁니다.

1) 사업자로부터 취득한 경우

세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다.

2) 사업자가 아닌 개인으로부터 취득한 경우

대금 지급을 증명할 수 있는 계약서, 송금 영수증, 입금표 등을 받아서 보관합니다. 사업자가 아닌 개인으로부터 차량을 취득하는 경우 거래 사실을 증명할 수만 있다면 적격증빙을 수취하지 않아도 증빙불비가산세가 적용되지 않습니다.

3) 차량 구입 시 부담하는 취득세

적격증빙 수취 의무가 없으므로 구청에서 발급해주는 납부영수증 등을 수취하시면 됩니다.

4) 공채 매입 관련 금액

차량 구입과 함께 공채를 매입할 때 채권 매입 확인증을 수취하여 보관합니다. 그리고 매입한 채권을 은행 등에 즉시 매도하여 현금화(공채 할인) 한 경우 은행 등으로부터 공채 할인 영수증을 수취하면 됩니다.

5) 차량 렌트 및 리스의 경우

건당 금액이 3만 원을 초과하는 경우 세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다. 정확한 회계 처리를 위해서 차량 렌트(리스) 계약서와 상환 내역서(상환 스케줄표) 등을 별도로 보관하고 계시는 것이 좋습니다.

6) 주차위반, 교통위반 벌금 및 과태료, 고속도로 통행료

적격증빙 수취 대상이 아니므로 납부 영수증 등을 수취하면 됩니다.

유가증권 매입 시

수표·어음, 채권, 상품권, 기프트카드, 교통카드, 고속도로카드, 하이패스 카드(출전료 포함) 등의 유가증권은 부가가치세법상 재화나 용역에 해당하지 않으므로 적격증빙 수취 대상이 아닙니다. 따라서 매입 사실을 입증할 수 있는 영수증을 수취하여 보관하면 됩니다.

다만, 수표, 어음, 채권, 상품권, 기프트카드는 실제 사용 시 사용처 및 사용 일자, 금액을 내부적으로 기록 관리하셔야 합니다.

통신비 납부 시

전신·전화 요금, 인터넷 사용료, 전용회선 사용료, 팩스 사용료의 경우에는 청구서가 일반 세금계산서 양식은 아니지만 국세청으로부터 승인을 받은 세금계산서입니다.

청구서에 공급가액과 부가가치세가 구분되어 기재되어 있고, 공급하는 자, 공급받는 자의 사업자등록번호가 표기되어 있는 경우 부가세 매입세액 공제를 받을 수 있습니다. 따라서 별도로 다른 적격증빙을 수취할 필요 없이 해당 청구서를 증빙으로 보관하고 계시면 됩니다.

등기우편료, 일반우편료, 소포비 등은 우체국 접수 후 발급되는 영수증을 수취하면 됩니다. 국가 및 지방자치단체와의 거래 시에는 적격증빙 규정이 적용되지 않기 때문입니다. 그러나 우체국 택배는 사계약에 의해 발송하는 것이므로 적격증빙서류를 수취해야 합니다.

재화 또는 용역 수입 시

재화 또는 용역을 수입하는 경우 인보이스 혹은 수입신고 필증을 수취하여 보관하셔야 합니다.

이자 또는 배당금 수령 시

이자소득 또는 배당소득을 수령할 때 소득 금액에서 원천징수된 금액을 수령하게 됩니다. (단, 소득자가 법인인 경우 배당금은 원천징수되지 않습니다.)

원천징수된 금액을 수령하는 것은 소득자의 입장에서 이자, 배당 수익에 대한 소득세를 선납한 것이 되므로, 이 세액은 법인세(개인의 경우 종합소득세) 신고 시 차감할 수 있습니다. 따라서 이자소득, 배당소득이 발생했을 때는 선납된 세액을 확인할 수 있는 이자·배당소득 원천징수영수증을 수취하여 보관하시기 바랍니다.

절세를 위해서 ‘비용처리’는 가장 중요한 일이지만, 꼼꼼히 증빙을 수취하고 보관하는 일은 번거롭고 또 어렵습니다. 이때 자비스의 세무지원 서비스의 도움을 받아보시면 어떨까요? 퀵서비스 등 종이영수증을 모을 필요 없이 자비스 앱에서 촬영해 업로드하면 되니 간편하고, 각종 신고마다 자료 보낼 필요가 없으니 통장, 카트, 홈택스 자동으로 정래해줍니다. 기존 세무사무소의 기장 및 신고 대리 업무를 완벽하게 수행하는 자비스 세무지원 서비스를 만나보세요!