한 기업을 이끈다는 건 정말 힘들고 복잡한 일입니다. 한 명의 CEO가 사업 관련한 모든 이슈를 파악하고 있어야 하며, 수많은 이해관계자도 상대해야 하죠. 그렇기에 CEO가 부딪히는 최대 난제 중 하나는 바로 ‘한정된 시간 내에 수많은 일을 해야 하는’ 것입니다. 시간관리가 중요한 이유죠.

그렇다면 하루 24시간을 1시간, 1분, 1초 단위로 쪼개 쓰는 글로벌 리더들은 시간을 어떻게 관리하고 있을까요? 그들의 효율적인 시간관리 팁을 지금 공유합니다.

1. 스케줄을 보기 쉽게 시각화한다.

스티븐 발머 (전 마이크로소프트 CEO)는 직접 1년 치 스케줄을 엑셀 표에 정리합니다. 월간, 주간, 일간 스케줄뿐만 아니라 1년의 스케줄을 표로 시각화해야 업무 흐름을 직관적으로 파악할 수 있다는 이유 때문이지요. 패트릭 겔싱어 VM웨어 CEO는 각각의 스케줄 항목에 다른 색깔을 입힙니다. 색깔만 보고도 업무 특성을 파악할 수 있고, 바로 대응할 수 있도록 고안한 방법입니다.

글로벌 리더들은 그들만의 스케줄 관리 체계가 있습니다. 그들의 공통점은 스케줄을 그들이 직관적으로 이해할 수 있게 시각화한다는 것이죠. 한눈에 들어오도록 심플하게 정리된 스케줄 표는 업무의 흐름을 파악하고, 어떤 업무로 인해 일이 지체되는 것을 막을 수 있습니다. 하루에 잠시 시간을 내어 스케줄 표를 조금씩 다듬는 것만으로도 하루의 스케줄이 훨씬 여유 있어질 것입니다.

2. 업무 우선순위, 너무 많은 것은 독이다

업무 우선순위는 일간, 주간으로 가장 중요하게 다뤄져야 하는 일입니다. 급한 일 중에서도 2~3개의 최고 우선순위를 꼽아 관리해야 합니다. 하루 업무 우선순위만 4개 이상이 된다면 심리적으로도 부담스럽고, 이로 인한 업무 스트레스 때문에 정작 중요한 일은 제대로 하지 못할 수 있으니까요. 중요한 업무에는 더 많은 시간을 투입하고, 불필요한 일은 과감하게 쳐내야만 시간을 아껴 쓸 수 있습니다.

가령 가루비(calbee)의 마쓰모토 아키라 회장은 월초마다 업무 우선순위를 정리하는 시간을 가졌다고 합니다. 그는 X축에 업무의 중요도를, Y축에 업무의 긴급한 정도를 표시한 그래프에 업무를 대입해 우선순위를 분류하는 방식으로 일을 처리했습니다. 또한, 하버드 첫 강의 시간관리 수업 책에서는 ‘중요하게 급하게 처리해야 할 일’, ‘중요하지만 급하지 않은 일’, ‘급하지만 중요하지 않은 일’, 급하지도 중요하지도 않은 일’ 순으로 기준을 수립하라고 제시합니다.

3. 1시간을 분 단위로 쪼개라

영국의 억만장자 리처드 브랜슨 버진그룹 회장은 헬스장에서 운동을 할 때조차 1분 단위로 시간을 쪼개 관리합니다. 세상에서 가장 바쁜 사람 중에 한 명인 빌게이츠 또한 하루 일정을 분 단위로 관리합니다. 회의 시간뿐만 아니라 심지어 악수하는 시간까지도 말이죠. 이외에도 영화 아이언맨의 실제 모델로 알려진 일론 머스크 테슬라 모터스 대표 또한 24시간을 5분 단위로 잘라서 사용합니다. 이렇게 타이트한 분 단위의 계획을 짤 때는 최종 목표를 비롯해 중간 목표도 정해야만 스케줄 간 상호 연관성을 파악할 수 있습니다.

아울러 이렇게 분 단위로 일정을 관리할 경우, 업무별 작업 시간을 기록하고 복기하면 좋습니다. 그래야 시간 낭비 요소를 파악하고, 추후에 일정을 짤 때 적절한 업무 시간을 할당할 수 있습니다.

4. 휴식시간, 자유시간을 주자

24시간을 5분 단위로 잘라 사용하는 일론 머스크 대표는 누구보다 치밀하게 시간을 관리합니다. 하지만, 하루 6시간 숙면을 취하고, 주 4일은 자녀와 시간을 보냅니다. 제프 베조스 아마존 CEO, 에릭 슈밋 알파벳 회장 등 많은 글로벌 리더들은 ‘8시간 숙면’ 예찬론자이기도 하고요. 글로벌 리더들은 잠도 제대로 자지 않고, 일에만 몰두할 것 같지만 그렇지 않습니다. 충분한 휴식과 수면에 신경 쓰고 있지요.

휴식시간뿐만 아니라 업무시간에 ‘자유시간’을 할당하는 것도 좋은 방법입니다. 구글의 경우 업무 시간의 20%를 자신만의 프로젝트에 사용할 수 있는 20% 룰을 만들기도 했죠. 흥미로운 건 구글의 핵심 사업분야인 지메일과 구글맵이 이 20% 시간에 만들어졌다는 데 있습니다.

즉, 업무시간에는 단지 ‘업무’만 해야 한다는 고정관념에서 탈피해, 스스로에게 그리고 직원들에게 자유 시간이나 휴식시간을 할당해 보다 창조적으로 생각할 수 있도록 장려하는 것 또한 필요합니다.

5. 권한부여와 업무 위임을 하자

한 기업의 대표가 모든 일을 처리할 수는 없습니다. 그렇기에 대표로서 자신의 역할을 파악하는 한편 팀원에게 업무의 권한이나 업무를 위임하는 것은 매우 중요한 요소입니다. 이는 시간을 효율적으로 이용할 수 있는 좋은 방법이자 직원의 잠재 능력을 발견할 수 있는 기회가 되기도 합니다.

업무 위임을 할 때는 일의 목적과 마감기한을 분명히 한 후에 시기적절하게 손을 떼는 것이 필요합니다. 그래야 리더의 체력도 아낄 수 있고, 직원도 자신의 능력이 어떤지 확실하게 알 수 있을 테니까요. (Tip. 해당 일을 완수하면 얻게 되는 것에 대해 해당 직원에게 확실히 알려주면 직원 입장에서는 동기부여가 되기도 합니다.)

세계 글로벌 기업을 이끄는 리더들은 시간이 정말 중요한 자산이라는 것을 알고 있습니다. 그래서 시간을 분 단위로 쪼개어 스케줄을 세우고, 스케줄을 시각화하고, 본인만의 기준에 맞춰 업무 우선순위를 정하는 거겠죠. 앞서 말한 리더들의 시간관리 팁이 정답은 아니지만, 나침반이 되어줄 순 있습니다. 앞서 나간 이들의 팁을 본인만의 스타일로 바꿔 나만의 시간관리 노하우를 만들어 보세요.