누구나 알고 있습니다. ‘업무 시간’이 ‘업무 생산성’과 같지 않다는걸요. A 직원과 B 직원에게 똑같은 시간을 준다고 해도 누구는 밀려드는 ‘할 일’을 잘 해내고, 또 누구는 시간에 허덕이며 오늘 할 일을 내일로 미룹니다. 한정된 시간 내에 본인이 할 일을 잘 해내서 가치를 증명해야 하기 때문에 ‘업무 효율성’을 높이는 것은 하나의 숙제입니다. 스타트업 대표님이라면 더욱 더 그렇죠. 그래서 준비했습니다.

업무 시간을 마쳤을 때, ‘나 오늘도 스마트하게, 효율적으로 일했다’라고 느낄 수 있게 만들어줄 업무 툴을 소개합니다.

출처 : GTasks

#GTasks

하루에 정해진 일만 딱하면 좋겠지만, 업무란 게 그렇지가 않습니다. A라는 일을 하다가도, B, C, D라는 업무가 치고 들어오기 마련입니다. 그래서 할 일 목록을 정리해두고, 우선순위에 따라 일을 처리해야 하는데요. 포스트잇이나 메모패드에 할 일들을 하나씩 정리해두면, 아무래도 시간이 많이 걸릴 수밖에 없고, 비효율적입니다.

그래서 소개해드릴 앱이 바로 ‘GTasks’인데요. 어떤 기기로든 이동 중에 할 일을 확인해 수정하고 관리할 수 있는 앱입니다. 할 일을 추가할 목록을 선택한 후, 해야 할 일들의 리스트를 작성하기만 하면 됩니다. 또한, 세부적인 하위 Tasks도 상세 설정을 통해 추가할 수 있어서 작업을 진행해 가면서 할 일 관련해 세부 정보를 수정하고 관리할 수 있어서 유용합니다.

Gmail과 구글 캘린더를 함께 연동해 사용할 수 있어, PC에서 업무용으로 구글 캘린더나 Gmail를 사용하는 분들은 더욱 유용하게 이용할 수 있습니다.

출처 : asana

#ASANA

본인의 일을 잘 해내는 것도 중요하지만, 다른 부서나 직원의 업무를 공유하고, 파악하는 일도 중요합니다. 이때 주간 보고 형태로 일일이 주간의 업무를 기록하고, 공유해 회의를 진행하는 것보다, 실시간으로 업무 목록을 공유할 수 있는 프로젝트 관리 협업 툴을 활용해보는 건 어떨까요.

소개할 툴은 바로 ASANA로 대시보드 형태로 팀원들의 업무 목록을 공유하고, 각 부서의 프로젝트를 확인할 수 있습니다. 폴더 별로 프로젝트를 각각 설정할 수 있으며, 계획됨/진행 중/완료/보류/취소 등으로 프로젝트 상태를 설정할 수 있습니다. 중간 목표치와 마감일을 정해 메인화면에서 현재 업무의 진행도까지 확인할 수 있어 프로젝트의 흐름을 관리하는 데 유용합니다.

출처 : zapier

#Zapier

내가 굳이 개입하지 않더라도 알아서 일이 진행된다면 얼마나 좋을까요. 업무 자동화는 모든 직장인들의 꿈인데, 이걸 어느 정도 가능하게 해주는 툴이 바로 Zapier입니다. 쉽고, 간단한 몇 가지 설정만으로 워크플로우를 자동화해 업무 효율성을 높여줄 수 있거든요.

가령 예를 들면, 특정 수신자로 들어오는 메일이 있다면, 그걸 구글 시트에 자동으로 리스트업 시켜주는 것처럼요. 혹은 구글 설문지로 구글 시트에 결과가 쌓이는 이벤트 신청 양식이 있을 때, 실시간으로 알림을 받고 자동으로 신청 완료 메일을 보낼 수 있게 만들어주기도 해요.

구글 시트, 페이스북 광고 리드, 에버노트 등 1,000개가 넘는 앱을 연동하고, 통합해 직접 워크플로우를 설계하고, 알아서 일이 돌아가도록 도와주는 서비스인 셈이죠. 유명한 상용 서비스들은 다 커버하기 때문에, 본인이 하는 업무 중에 어떤 서비스를 활용한 반복 업무가 있다면, 자동화를 해놓고 그 시간에 더 생산적인 일을 할 수 있겠죠?

출처 : Hangouts Meet

#Hangouts Meet

오전엔 회의, 오후엔 클라이언트 미팅까지. 회사 업무는 회의의 연속입니다. 회의를 하고 나서도 따로 회의록을 작성해 보고해야 하죠. 이런 번거로움을 줄여줄 수 있는 툴이 바로 Hangouts Meet, 화상 회의 툴입니다.

링크를 공유하기만 하면 누구나 클릭 한 번으로 회의에 참여할 수 있고, 통화를 선호하는 팀원은 전화로 회의 참여가 가능합니다. 어떤 기기에서든 화상 통화를 하고, 화면을 공유할 수 있어서 컴퓨터에서 Hangouts Meet를 키고, 이동 중에도 모바일로 대화를 계속 진행할 수 있습니다.

또한, 얼굴을 마주하면서 동시에 Google Docs로 공동 문서 작업을 할 수 있는 점도 매우 유용합니다. 캘린더와 호환되어 간편하게 다음 미팅 일정을 잡는 것도 가능하죠. 최대 100명의 참여자가 함께 할 수 있습니다.

#Jobis도 있습니다

지금까지 스마트한 업무 처리를 위한 효과적인 툴을 소개해드렸는데요. 이외에도 하나 더 있습니다. 바로 ‘인공지능 경리, Jobis’입니다. 매일 번거롭게 처리했던 영수증 관리는 물론, 회사의 금융 정보를 한 번에 관리할 수 있는 서비스인데요. 홈택스, 법인카드, 은행 계좌, PG사 등 일일이 들어가서 확인해야 했던 사용내역과 잔고, 자비스에서는 한 번에 확인해 볼 수 있습니다.

이뿐만이 아닙니다. 자비스가 알아서 모든 거래내역을 자동으로 분류해주고, 회사의 수익, 비용, 현금 등을 정리해줘 회사의 금융 정보와 현금흐름을 쉽게 파악할 수 있어요. 또한, 직원의 급여도 정확하게 관리해주고, 급여명세서도 원클릭으로 보낼 수 있습니다.

스마트하게 일하고 싶다면, 5가지 툴은 꼭 기억해두세요.

12월까지 무료 세무대행 프로모션을 중이니, 지금 신청해 사용해 보세요.